Voorkom “gedoe” op uw werkvloer en neem een “externe vertrouwenspersoon”
Bij een ‘veilige werkomgeving’ denk je wellicht niet direct aan de sociale veiligheid. Sociale veiligheid vormt echter de basis van een effectieve en plezierige werkomgeving. In een sociaal veilige werkomgeving kunnen uw medewerkers onbevangen en ongestoord hun werk doen. E.e.a. zonder dat ze last hebben van niet-integer of ander grensoverschrijdend gedrag.
Een sociaal onveilige omgeving leidt tot psychosociale arbeidsbelasting. En dit leidt tot 33% van het werk gerelateerde ziekteverzuim. Daarnaast verplicht de Arbowet de werkgever om maatregelen te nemen om het risico op psychosociale arbeidsbelasting te beperken. Dit doe je onder andere door te zorgen voor een sociaal veilige werkomgeving. Wet Huis van de Klokkenluider verplicht de werkgever om medewerkers te beschermen bij integriteitsmeldingen. Dit leg je vast in een veilige meldregeling.
Waarom de Externe Vertrouwenspersoon?
De werkgever is verantwoordelijk voor het voorkomen, dan wel beperken van ongewenste omgangsvormen en grensoverschrijdend gedrag. En daarnaast voor het oplossen van problemen op dit gebied. Ook is hij verantwoordelijk voor het uitvoeren en uitdragen van het beleid ervan binnen de organisatie. Bovendien heeft hij als goed werkgever een zorgplicht voor de veiligheid op het werk. De werkgever kan aansprakelijk worden gesteld indien deze plicht niet wordt nagekomen of wordt verzaakt. Van de verantwoordelijkheid afgeleid, ligt er een hoofdverantwoordelijkheid voor het zorgen voor een veilige werkplek bij het management, de directie, het bestuur en alle leidinggevenden.
Het is niet wettelijk verplicht om een externe vertrouwenspersoon te verbinden aan uw organisatie, maar het is raadzaam dat wel te doen. Juridisch gezien is er inmiddels veel jurisprudentie, waaruit blijkt dat rechters zich laten leiden door artikel 3, lid 2 in de Arbeidsomstandighedenwet. In dit artikel is de verplichting opgenomen om binnen algemene arbeidsomstandighedenbeleid een beleid te voeren dat is gericht op voorkoming, dan wel beperking van psychologische arbeidslast (PSA). Samengevat legt artikel 3 in feite de verplichting op om een beleid te vormen gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. Indien een werkgever niet kan aantonen een dergelijk beleid te voeren, dan zal de werkgever aansprakelijk gesteld worden. Door een externe vertrouwenspersoon aan te stellen en daarnaast een meld- en klachtenregeling, gedragscode, registratie van incidenten en opvang na incidenten te regelen kan een werkgever zich beroepen op goed werkgeverschap.
Wat kun je zelf doen?
Stimuleer de dialoog door de hele organisatie, begin in het MT.
Bied gelegenheid om met elkaar het gesprek aan te gaan over hoe jullie met elkaar om willen gaan. Formuleer samen wat de gewenste omgangsvormen zijn en zet dit onderwerp regelmatig op de agenda. Zo creëer je bewustwording.
Het is belangrijk dat medewerkers op de hoogte zijn van de verschillende mogelijkheden waar zij terecht kunnen met meldingen van grensoverschrijdend gedrag. Dat kan bijvoorbeeld de leidinggevende zijn of een vertrouwenspersoon. Waar medewerkers zich kunnen melden kan je kenbaar maken via intranet, tijdens bijeenkomsten voor (nieuwe) medewerkers en/of via een kennismakingsfolder van de vertrouwenspersoon zelf. Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon laagdrempelig en toegankelijk is.
Voorlichting werkt preventief door inzicht in welk gedrag als (on)gewenst wordt gezien, welke maatregelen getroffen zijn en door te benadrukken dat grensoverschrijdend gedrag niet wordt getolereerd en dat klachten serieus worden behandeld.
Sleutelfiguren in de organisatie hebben hier een belangrijke voorbeeldrol in. Een vertrouwenspersoon kan bijvoorbeeld aanschuiven bij uw bijeenkomsten om toelichting te geven van haar rol binnen de organisatie, dit verhoogt de bekendheid en de herkenbaarheid van de vertrouwenspersoon en draagt bij aan de benaderbaarheid en toegankelijkheid.
Wat doet een vertrouwenspersoon? Een voorbeeld:
Een medewerker wordt naar haar eigen mening onheus bejegend door haar leidinggevende. Zij stapt naar de vertrouwenspersoon met de vraag, wat zij kan doen. Het is een emotioneel gesprek en daarin wordt pas duidelijk dat de onheuse bejegeningen erg veel spanning bij de medewerkers opleveren. In vertrouwen kan de medewerker haar hart luchten over de leidinggevende zonder dat zij bang is, dat dit consequenties heeft. Ook kan zij een aantal zaken die in het roddelcircuit rondgaan onbevreesd voorleggen aan de vertrouwenspersoon. Ze komen samen tot de conclusie dat het het beste is om niets te doen en geen formele klacht in te dienen. De vertrouwenspersoon fungeert als een belangrijke uitlaatklep. De medewerker leert met de situatie om te gaan.
De vertrouwenspersoon adviseert het management om een duidelijke gedragscode samen te stellen en doet hiervoor een voorstel. Er wordt aan de medewerkers en leidinggevenden gevraagd hierover mee te denken waardoor bewustwording ontstaat.
Samengevat
Effectief beleid en een vertrouwenspersoon, die bovendien actief worden gepromoot door directie en leidinggevenden, zijn essentieel voor een veilige werkomgeving en verhoging van de sociale veiligheid. De werkgever die laat zien dat hij grensoverschrijdend gedrag serieus neemt, het goede voorbeeld geeft en zijn medewerker tool.
Tekst van Yvonne van Dijk. Yvonne is o.a. extern vertrouwenspersoon bij klanten van Zorg Assist Management
Wij zijn Zorg Assist Management en ondersteunen zorg- & welzijnsorganisaties bij:
aanbesteden, kwaliteit, IGJ rapporten, strategie & beleid, detacheren management niveau en bij het vinden & aanvragen van subsidies.
Nieuwsgierig naar ons, of hulp nodig? Bel of mail ons en wij maken graag een vrijblijvende afspraak, om wederzijds te bespreken wat wij voor elkaar kunnen betekenen.
0592 201268 / info@zorgassistmanagement.nl